Besøg os på
Godt at blive klog på

Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Helsingør Gymnasiums hjemmeside

I privatlivspolitikken forklarer vi dig, hvordan vi bruger de personoplysninger, du efterlader dig, når du besøger vores hjemmeside.

1. Cookies, formål og relevans

For at forbedre din brugeroplevelse på vores hjemmeside, bruger Helsingør Gymnasium cookies. Cookies er en lille tekstfil, som vi placerer på din computer, tablet eller smartphone, når du bruger den til at besøge vores hjemmeside. Du kan få flere oplysninger om vores brug af cookies, og om hvordan du kan give/tilbagekalde samtykke til cookies, slette eller helt afvise cookies her.

2. Øvrige oplysninger om dig, som vi registrerer, når du bruger vores hjemmeside:

  • Hvilke sider, du har kigget på og hvornår (”dit elektroniske spor”)
  • Hvilken browser du bruger
  • Din ip-adresse
  • Dit evt. brugernavn

3. Hvorfor registrerer vi oplysningerne, hvordan bruger vi dem og hvor længe:

Vi bruger oplysningerne til at se, hvordan du finder vores side og undersiderne. Vi kan bl.a. se, om du starter fra forsiden og bevæger dig ned på undersiderne, eller om du hopper direkte ind på hjemmesiden fx via en søgemaskine. Oplysningerne anvendes kun til driftsafvikling og til statistik, som fx bruges til at forbedre opbygningen af hjemmesiden. Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre og vi sørger for at slette dem, når de ikke længere er relevante.

Grundlaget for registreringen er den generelle europæiske databeskyttelsesforordnings art. 6, stk. 1, litra c og e. Dine personoplysninger slettes efter 1 år.

4. Ejeroplysninger og ansvar

Hjemmesiden drives af Helsingør Gymnasium.

Helsingør Gymnasium
Borgmester P. Christensensvej 3, 3000 Helsingør post@hels-gym.dk
Databeskyttelsesrådgiver: dpo@gymadm.dk

Vi er dataansvarlig og sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen, når du bruger vores hjemmeside. Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan bruge kontaktoplysningerne ovenfor til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

5. Klageadgang

Du kan klage over Helsingør Gymnasiums behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Orientering om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse

Som led i din ansøgning om optagelse på Helsingør Gymnasium indsamler og behandler Helsingør Gymnasium personoplysninger om dig og dine forældre, jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen

Helsingør Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig og dine forældre som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning om optagelse på gymnasiet jf. kapitel 2, 4 og 5 samt kap. 7 for IB- pre og Aspergers i optagelsesbekendtgørelsen.

Disse oplysninger er

  • Stamoplysninger på dig og dine forældre, dvs. navn, bopælsadresse, CPR-numre, telefonnummer, mailadresse
  • De oplysninger om dig selv, som du selv har givet os i din ansøgning, herunder oplysninger om tidligere skoleaktiviteter, din begrundelse i fritekst for at søge om optagelse hos os*, dine karakterer fra 9. eller 10. klasse, evt. bilag med udtalelser, diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold
  • Evt. vurderinger fra Ungdommens Uddannelsesvejledning om din uddannelsesparathed
  • Evt. resultater fra din optagelsesprøve

For at sikre, at de adresseoplysninger, der fremgår af din ansøgning er korrekte, foretages en samkørsel med cpr-registret.

Hvis der er flere ansøgere til Helsingør Gymnasium, end vi har plads til, sender vi de nødvendige personoplysninger om vores ansøgere til Fordelingssekretariatet i Region Hovedstaden med det formål at få udpeget de ansøgere, der bor længst væk fra Helsingør Gymnasium, og som derfor skal overføres til optagelse på et andet gymnasium, jf. § 29 i optagelsesbekendtgørelsen.

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages på Helsingør Gymnasium, men skal henvises til et andet gymnasium, videresender vi din ansøgning til det pågældende gymnasium.

Hvis du har været til optagelsesprøve hos os, fordi Ungdommens Uddannelsesvejledning har vurderet, at du er ikke-uddannelsesparat, sender vi svaret på din optagelsesprøve til Ungdommens Uddannelsesvejledning med henblik på revidering af din uddannelsesplan, jf. §§ 21 og 22 i procedurebekendtgørelsen.

Indsamling og behandling af personoplysninger om dig og dine forældre foregår fortroligt og foretages kun af særligt betroede medarbejdere på Helsingør Gymnasium. Al forsendelse af din ansøgning fra Helsingør Gymnasium sker via sikker mail. Hvis du ikke bliver optaget på Helsingør Gymnasium sletter vi dine personoplysninger, med udgangen af det kalenderår, hvori du har søgt om optagelse. Du kan herefter fremover finde din ansøgning via optagelse.dk.

Oplysninger, der er frivillige at afgive

De med * markerede oplysninger ovenfor er frivillige for dig at afgive.

Dine og dine forældres rettigheder

Retten til indsigt:

I kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om jer, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer) samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse:

I kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Helsingør Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse:

I kan få rettet eller suppleret personoplysninger om jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen:

I har ret til at få begrænset vores behandling af jeres personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning:

Vi opbevarer jeres personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Helsingør Gymnasiums dokumentation for optagelsesproceduren.

Hvis du ikke optages, sletter vi som udgangspunkt alle oplysninger om dig med udgangen af indeværende kalender år.

Hvis du bliver optaget, gemmer vi oplysningerne fra optagelsesproceduren i indtil 3 år efter, du er blevet student.

Hvis du bliver optaget gemmer vi dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student.

Sådan gør du brug af dine rettigheder:

Du (eller dine forældre) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Formalia

Helsingør Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolens databeskyttelsesrådgiver kontaktes på dpo@gfadm.dk.

Klageadgang

Helsingør Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Sikker digital kommunikation med Helsingør Gymnasium

Hvis du vil kommunikere med Helsingør Gymnasium via e-mail, og e-mailen indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger – cpr-numre, oplysninger om private forhold, fx dårlig trivsel, familiestridigheder, helbredsdiagnoser eller oplysninger, hvoraf man kan udlede en helbredsdiagnose, mv., opfordrer vi til, at du bruger en sikker (krypteret) mail.

Den sikre mail beskytter dig imod, at uvedkommende læser med, når mailen sendes via det åbne internet.

Du bør undgå at sende fortrolige eller følsomme personoplysninger til os via Lectio, som kun er til undervisningsbrug.

Der er flere måder at sende en sikker mail på. Nogen mail-systemer har funktioner, der forsøger at kryptere e-mails per automatik. Da udviklingen på området går hurtigt, kan vi ikke sige noget generelt om alle mail- systemer. Hvis du er i tvivl om dit mail-system kan afsende sikkert, anbefaler vi derfor, at du bruger nedenstående procedure for opsætning af sikker mail i dit eget mailprogram. Dette kan lade sig gøre i Outlook, men ikke i fx Hotmail. I denne vejledning kan du se, hvordan du sætter dit mailprogram op til sikker mail.

Når du har fulgt vejledningen skal du derefter gå til NemID’s hjemmeside og hente og installere Helsingør Gymnasiums sikker mail-certifikat:

Hvis det er Helsingør Gymnasium, som opstarter mailkorrespondancen, sender vi sikker mail til dig via Outlook.

Hvis du selv opstarter en mailkorrespondance, der indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger, med os via en usikker mail, går vi ud fra, at du er indforstået med, at vi fortsætter korrespondancen via den usikre forbindelse.

Til dig der er gæst

Til dig der er gæst, censor, foredragsholder, bestyrelsesmedlem, brobygger, praktikant, jobansøger, afsender af post til skolen, håndværker, rengøringsmedarbejder eller opholder sig på skolens område – sådan behandler vi dine personoplysninger

I forbindelse med vores drift og administration behandler Helsingør Gymnasium oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger). Hvis du har skrevet til os, sendt os en uopfordret jobansøgning eller på anden måde besøgt, kommunikeret eller samarbejdet med Helsingør Gymnasium, eller hvis vores drift og administration i øvrigt har gjort det nødvendigt, behandler vi personoplysninger om dig.

Du kan læse nedenfor, hvilke oplysninger om dig, vi må bruge, og hvad dine rettigheder er.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Helsingør Gymnasium behandler de personoplysninger, som du selv giver til os, fx dine kontaktinformationer samt de oplysninger, der er årsagen til dit ophold på skolen eller din henvendelse.

Hvis du er brobygger, praktikant eller censor eller hvis du modtager et honorar fra os som fx foredragsholder eller bestyrelsesmedlem, registrerer vi også dit CPR-nummer.

Helsingør Gymnasium kan også indhente oplysninger om dig fra andre end dig selv, hvis vi har hjemmel til det i lovgivningen eller du selv har givet samtykke til det på forhånd.

Hvis du opholder dig i et område, hvor der er kameraovervågning, kan du også blive filmet. Områderne med kameraovervågning er synligt skiltet

Som led i illustrationen af Helsingør Gymnasiums hverdag, arrangementer og højdepunkter fotograferer og videofilmer vi på skolens område. Der vil primært være tale om situations- og stemningsbilleder og –film. Disse fotos og film kan efter omstændighederne blive offentliggjort på vores hjemmeside og via forskellige medier (fx på skolens profil på sociale medier, i trykte publikationer, på plakater, reklamer, bannere, på skolens info-skærme samt i artikler i fx dagblade, aviser og på tv).

Hvis du ikke ønsker at blive fotograferet eller filmet som beskrevet, kan du sige det til fotografen, men derudover skal du også selv være opmærksom på at holde dig ude af situationer, hvor der fotograferes eller filmes. Hvis du alligevel bliver fotograferet eller filmet og fotografiet/filmen bliver vist fx på vores hjemmeside, kan du altid henvende dig skriftligt til administrationen og bede om at få det fjernet.

Hvor behandles dine personoplysninger?

De personoplysninger, som Helsingør Gymnasium behandler, vil blive behandlet og opbevaret i skolens it- systemer, hvortil kun skolens medarbejdere med tjenstlige opgaver, der konkret berettiger til det, har adgang.

Dine rettigheder

Retten til at få orientering om behandling af dine personoplysninger:

Du har ret til at få oplyst, at vi behandler personoplysninger om dig og hvorfor, jf. artikel 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen. Disse oplysninger får du her.

Retten til indsigt:

Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne om dig, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra dig) samt hvem vi evt. videregiver dine oplysninger til, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Din ret til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om tredjemands oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse:

Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger og eventuelt kræve, at oplysningerne bliver slettet, berigtiget eller begrænset, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse:

Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen:

Du har ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning:

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Helsingør Gymnasiums behov for at kunne dokumentere vores administration og drift bl.a. overfor revisionen. Vi opbevarer sjældent personoplysninger i mere end 5 år fra udgangen af det kalenderår, registreringen angår. Optagelser fra kameraovervågning opbevares i 30 dage, hvorefter de slettes.

Sådan gør du brug af dine rettigheder:

Du skal kontakte skolens administration eller skolens databeskyttelsesrådgiver på mailadressen dpo@gfadm.dk og oplyse, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige med dig i dit ønske. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, hører du fra os med en begrundelse for, hvorfor dit ønsker ikke kan imødekommes. Du vil i så fald få lejlighed til at udtale dig, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt dit ønske vil blive imødekommet. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Formalia

Helsingør Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, som er beskrevet ovenfor, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiveren på følgende mailadresse: dpo@gfadm.dk eller telefonnummer 23815081.

Klageadgang

Du kan klage over Helsingør Gymnasiums behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.